PFREGISTRES

PF Assemblées vous permet de tenir vos registres des décisions d’assemblées en toute simplicité.

Depuis le Portail PF Registres, cliquez sur le bouton "Se connecter" pour accéder au module de Délibérations d'Assemblées.

Connexion

Si vous avez plusieurs société, vous devrez en premier lieu choisir sur laquelle vous souhaitez travailler parmi la liste exhaustive de vos sociétés.

Vous pouvez passer d'une société à l'autre en cliquant sur l'icône entouré en rouge sur la capture 

Tableau de bord

En vous connectant à PF Assemblées, vous arrivez sur ce tableau de bord. 

Vous retrouvez ici les informations globales des registres d'assemblées créés :

1. La première étiquette vous correspond au nombre de registres ouverts
   --> Créer un nouveau registre en cliquant sur l'icône de livre 
2. La deuxième étiquette vous informe du nombre de documents total déposé tous registres confondus
   --> Ajouter un nouveau document en cliquant sur l'icône document (⚠️automatiquement déposé dans le premier registre de la liste) 
3. La troisième étiquette vous indique la date du dernier ancrage
   --> pas de bouton sur l'icône
   Attention : L'ancrage prend en compte la totalité des documents enregistrés en brouillon 
4. La liste des registres ouverts pour cette société
   --> Cliquez directement sur un registre pour entrer dedans
5. Un historique des derniers évènements effectués sur les registres de la société 
6. Les informations de la société active
   -->Procédez à des modifications en cliquant sur " Modifier les informations de ma société"

Premier registre Si vous n'avez pas encore de registre enregistré pour la société choisie, une pop-up vous invitera à créer votre premier registre. Nous vous conseillons de suivre cette étape pour commencer. Cependant vous pouvez toujours ignorer la fenêtre en la fermant avec la petit croix.

Création de registre Cliquez sur l'icône de livre pour ajouter de nouveaux registres

Vous êtes dirigé sur la page suivante, permettant l'administration de vos registres. Pour ouvrir un registre avec ID Unique, cliquez sur le bouton « Ajouter un registre »  indiqué en 1 sur le capture. Votre registre obtiendra automatiquement son ID unique si la société est inscrite au Greffe. Contactez le service support@pfregistres.com en cas d'erreur d'enregistrement.  Pour ouvrir un registre  sans ID Unique, cliquez sur le bouton « Ajouter un registre »  indiqué en 2 sur le capture. Sélectionnez le registre que vous souhaitez ouvrir dans la liste déroulante puis cliquez sur « suivant ».

Ajout de bénéficiaires = signataires Dans le cas où vous avez souscrit au module de signature électronique, la rubrique « Bénéficiaires » vous permet d’ajouter le profil des personnes morales et physiques qui seront amenés à signer les procès-verbaux ou documents annexes.  Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Ajouter un bénéficiaire »  Le formulaire suivant s'ouvre. Complétez les informations obligatoires et appuyez sur "Enregistrer" pour confirmer la saisie.  ℹ️ : Un code SMS sera envoyé sur le téléphone portable du signataire au moment de sa signature. Veillez à bien renseigner son numéro de téléphone portable

Ajout de procès-verbaux dans vos registres

Sélectionner le bon registre

Pour déposer vos procès-verbaux, il faut d'abord vous rendre dans le bon registre. 
Pour ce faire, vous avez deux possibilités : 

• Sur le tableau de bord, vous avez le liste de vos registres ouverts, cliquez sur le registre de votre choix pour entrer dedans. 

Vous pouvez aussi vous rendre dans l'onglet "Registres". Un sous-menu composé de la liste de vos registres apparait.
⚠️ ⚠️ Vous êtes dirigé automatiquement vers le premier registre de la liste. Assurez vous de bien vous trouver dans le bon registre avant d'ajouter un document

Les procès-verbaux que vous souhaitez importez sont-ils signés ? 

Avant d’ajouter un procès-verbal dans votre registre numérique, assurez vous que celui-ci est conforme et signé par toutes les parties concernées. 

Pour ce faire, vous avez plusieurs possibilités : 

Alimenter un registre

Ajouter un procès-verbal Si c'est la première fois que vous déposez des procès-verbaux dans votre registre, vous arrivez sur la page suivante.  Cliquez simplement sur "Ajouter un document" pour importer votre premier PV.

Si au contraire, vous avez déjà importé des procès-verbaux, vous avez un tableau récapitulatif de tous les PV présent sur ce registre.  
Cliquez sur le bouton "Ajouter un document" au dessus du tableau pour ajouter un nouveau PV. 

Nouveau document La pop-up suivante s'ouvre : Renseignez la date de l'instance (jour où à eu lieu l'assemblée) Inscrivez une description : il s'agit de l'intitulé qui apparaitra dans le sommaire pour nommé le PV  Si vous avez souscrit à notre offre de signature électronique, vous pouvez cliquez sur la coche "signature électronique" pour envoyer votre PV aux parties prenantes.  Passez à l'étape suivante
Signataires Si vous avez sélectionné la signature électronique, vous devez sélectionnez les bénéficiaires a qui vous souhaitez l'envoyer en signature.  Pour garantir un niveau de signature avancée de vos documents, vous pouvez vérifier l'identité du/des signataire(s) uniquement lors de la 1ère signature. Vous pouvez passer à l'étape suivante --> positionner la signature sur le document
Procès-verbal Importez votre procès-verbal au format PDF simplement depuis votre explorateur de fichier : soit avec un glisser / déposer soit en cliquant sur le lien bleu ⚠️ Si vous n'utilisez pas la signature électronique, veillez à ce que votre document soit bien signé avant l'import/ancrage.   Passez à l'étape suivante.
Annexes  De la même façon, vous pouvez importez des annexes au format PDF.  Les documents annexes ne seront pas ancrés avec votre registre : vous ne les retrouverez pas dans le portfolio. Cette étape n'est pas obligatoire, vous pouvez l'ignorer si vous n'avez pas d'annexes.  Passez à l'étape suivante.
Messages aux signataires Si vous avez sélectionné l'option "signature électronique", votre document sera envoyé par mail aux bénéficiaires. Vous pouvez rédiger un message personnalisé à destination des signataires. Passez à l'étape suivante.
Récapitulatif Avant de confirmer l'import de votre document, vérifiez les informations saisies. Si tout est exact, cliquez sur "Valider". En cas de signature électronique, le document sera envoyé seulement après votre validation.

Votre procès-verbal est ajouté à votre registre en mode brouillon/projet. 

Modifier les procès-verbaux saisis

Pour effectuer une action sur un document, cliquer sur les 3 points en bout de ligne.

Le formulaire suivant s'ouvre, avec la possibilité 

- De modifier la date et le titre du PV

- De voir le PV et les annexes

- De supprimer le PV 

- D'ajouter des documents annexes

Attention : 

Les documents annexes ne sont pas concaténées avec le registre. 

Si vous souhaitez faire apparaitre une annexe avec votre PV dans le registre, vous pouvez l'inclure dans le pdf du PV.
Vous pouvez aussi la déposer directement dans le portfolio, dans l'espace Autre document.

Les PV en brouillon se classeront chronologiquement selon les dates d'instances. 

Une fois les PV importer en brouillon, comment rendre mon registre opposable aux tiers ?

Ancrer mon registre : PFREGISTRES