Sélectionner le bon registre


Pour déposer vos procès-verbaux, il faut d'abord vous rendre dans le bon registre. 
Pour ce faire, vous avez deux possibilités : 

  • Sur le tableau de bord, vous avez le liste de vos registres ouverts, cliquez sur le registre de votre choix pour entrer dedans. 

 

Vous pouvez aussi vous rendre dans l'onglet "Registres". Un sous-menu composé de la liste de vos registres apparait.
⚠️ ⚠️ Vous êtes dirigé automatiquement vers le premier registre de la liste. Assurez vous de bien vous trouver dans le bon registre avant d'ajouter un document


Les procès-verbaux que vous souhaitez importez sont-ils signés ? 

Avant d’ajouter un procès-verbal dans votre registre numérique, assurez vous que celui-ci est conforme et signé par toutes les parties concernées. 

Pour ce faire, vous avez plusieurs possibilités : 


  • Votre procès-verbal est en papier : scannez le procès-verbal signé, enregistrez le en PDF puis ajoutez le dans votre registre numérique. Dans ce cas, conservez l’original en cas de contrôle.
  • Votre procès-verbal est en PDF et déjà signé : ajoutez le dans votre registre numérique sans cocher la case « Signature électronique ». Assurez vous simplement que celui-ci est signé par le biais d’une signature électronique de niveau avancé.
  • Votre procès-verbal est en PDF mais n’est pas encore signé : envoyer votre procès-verbal en signature électronique par le biais de PF Assemblées en suivant les étapes ci-dessous.



Alimenter un registre

Ajouter un procès-verbal

Si c'est la première fois que vous déposez des procès-verbaux dans votre registre, vous arrivez sur la page suivante. 
Cliquez simplement sur "Ajouter un document" pour importer votre premier PV.


Si au contraire, vous avez déjà importé des procès-verbaux, vous avez un tableau récapitulatif de tous les PV présent sur ce registre.  
Cliquez sur le bouton "Ajouter un document" au dessus du tableau pour ajouter un nouveau PV. 


Nouveau document

La pop-up suivante s'ouvre :

  • Renseignez la date de l'instance (jour où à eu lieu l'assemblée)
  • Inscrivez une description : il s'agit de l'intitulé qui apparaitra dans le sommaire pour nommé le PV 
  • Si vous avez souscrit à notre offre de signature électronique, vous pouvez cliquez sur la coche "signature électronique" pour envoyer votre PV aux parties prenantes. 
  • Passez à l'étape suivante

Signataires

  • Si vous avez sélectionné la signature électronique, vous devez sélectionnez les bénéficiaires a qui vous souhaitez l'envoyer en signature. 
  • Pour garantir un niveau de signature avancée de vos documents, vous pouvez vérifier l'identité du/des signataire(s) uniquement lors de la 1ère signature.
  • Vous pouvez passer à l'étape suivante --> positionner la signature sur le document

Procès-verbal

Importez votre procès-verbal au format PDF simplement depuis votre explorateur de fichier :

  • soit avec un glisser / déposer
  • soit en cliquant sur le lien bleu

⚠️ Si vous n'utilisez pas la signature électronique, veillez à ce que votre document soit bien signé avant l'import/ancrage.
 

Passez à l'étape suivante.



Annexes 
De la même façon, vous pouvez importez des annexes au format PDF. 
Les documents annexes ne seront pas ancrés avec votre registre : vous ne les retrouverez pas dans le portfolio.
Cette étape n'est pas obligatoire, vous pouvez l'ignorer si vous n'avez pas d'annexes. 

Passez à l'étape suivante. 		 
Messages aux signataires
Si vous avez sélectionné l'option "signature électronique", votre document sera envoyé par mail aux bénéficiaires.
Vous pouvez rédiger un message personnalisé à destination des signataires.
Passez à l'étape suivante.
Récapitulatif
Avant de confirmer l'import de votre document, vérifiez les informations saisies.
Si tout est exact, cliquez sur "Valider".

En cas de signature électronique, le document sera envoyé seulement après votre validation. 		 

Votre procès-verbal est ajouté à votre registre en mode brouillon/projet.